In zahlreichen Studien¹ tauchen immer wieder drei Punkte auf, die laut der Befragten dazu führen, dass Meetings nicht nützlich sind und als Zeitverschwendung empfunden werden.
Nachdem jede zweite Fach- oder Führungskraft bis zu 50% ihrer Arbeitszeit in Meetings investiert, lohnt es sich einen Blick darauf zu werfen, wie Meetings besser funktionieren. Und es lohnt sich, echten Ehrgeiz in die Optimierung von Meetings zu stecken.
Starten wir also mit dem Ziel
Jeder Person, aber vor allem der Organisatorin, sollte klar sein mit welchem Ziel zu diesem Meeting eingeladen wird. Was sind die Topics und was sind die relevanten Eckpunkte der Agenda. Und woran merken die beteiligten Personen, dass das Meeting nützlich war, dass die gewünschten Ergebnisse erreicht wurden?
Aus der Klärung des Ziels lässt sich relativ leicht beantworten, welche Personen beim Meeting unbedingt dabei sein sollten, und wer zu diesem Zeitpunkt eher nicht. Denn neben „den fehlenden“ sind auch „die falschen“ Teilnehmer ein Problem für effektives Arbeiten.
Ist der Fixpunkt Ziel zur Orientierung im Vorfeld gesetzt geht es auch darum, zum Start des Meetings, mit den Beteiligten zu vereinbaren, was für das Meeting das bestmögliche Ergebnis wäre, und was gut genug, bzw. auf jeden Fall erreicht werden muss.
Egal wie groß der Zeitdruck ist - für die Frage nach dem Ziel und dem Ergebnis sollte man sich Zeit nehmen. Das zahlt sich in der effektiven Zusammenarbeit später aus und die Zeit ist dadurch schnell wieder reingeholt.
So weit so gut, jetzt geht es also ans Eingemachte
Mit dem Fixpunkt vor Augen geht es an die Arbeit. Timeboxing und das „Auslagern“ von Themen, die nicht in das Meeting gehören ermöglichen ein zielstrebiges Vorgehen. Themen, die nicht zur vereinbarten Agenda gehören oder nicht der Zielerreichung dienen, kommen für alle im Raum gut sichtbar aufgeschrieben auf Klebezettel (oder auf das digitalen Whiteboard). Das gibt die Sicherheit, dass nichts hinten runterfällt und schenkt dem Thema gebührende Aufmerksamkeit.
Beides, Timeboxing und Auslagern, erfordert manchmal Ausdauer, bis es sich in der Meetingkultur etabliert hat. Damit dies nachhaltig gelingt, teilt man sich die Verantwortung am besten dafür im Team.
Wenn nun intensiv daran gearbeitet wird, sich den gewünschten Ergebnissen zu nähern, gehört die Philosophie der kleinen Schritten zu den bewährtesten Methoden. So kleine Schritte, dass sie sich in nächster, begrenzte Zeit gut erledigen lassen und so relevant, dass sie einen echten, messbaren Unterschied machen und zur Zielerreichung beitragen.
Und dann gilt, Vereinbartes festhalten, visualisieren und für Transparenz sorgen.
So und jetzt noch den nächsten Termin vereinbaren, um die Etappenziele zu besprechen und die nächsten Schritte miteinander vereinbaren.
Die wichtigsten Schritte für besseren Meetings haben wir auf der Themenkarte Gute Meetings zusammengefasst.
Viel Spaß beim nächsten Meeting!